Mettre en place la Culture CASH dans un groupe décentralisé

Les 10 commandements de la facturation
Exemple de procédure mise en place dans une organisation très décentralisée avec plusieurs métiers et plusieurs activités ; chaque métier et chaque activité ayant ses propres outils et systèmes d’information.   

1° Toute prestation effectuée doit donner lieu à une évaluation économique.
Cette évaluation doit être en rapport direct avec le prix de marché, le coût, le prix affiché ou le tarif autorisé.
Les exceptions sont facilement recensées métier par métier, activité par activité. 

2° Toute prestation avec une évaluation économique doit donner lieu à une facturation.
Sauf exception recensée par les métiers ou les activités.

3° La facturation concerne les clients internes ou externes.
Elle peut se traduire sous la forme physique d’une facture ou sous une autre forme suivant les activités. Notamment la tenue d’un registre ou d’un indicateur permettant de mesurer une performance.

4° La régularité, la qualité et la ponctualité de la facturation sont indispensables.
En fonction de l’activité la facturation peut être effectuée à chaque prestation ou livraison, de manière mensuelle ou trimestrielle.
La précision et la ponctualité de la facturation sont une marque de respect par rapport aux clients et un gage de la qualité globale de l’organisation du service.

5° Les factures sont des pièces comptables qui doivent être régulièrement et correctement enregistrées. Les originaux des factures sont envoyés très rapidement aux clients. Des doubles sont conservés et classés.
Les métiers et les activités enregistrent la factures dans leurs outils / systèmes suivant les procédures validées au préalable avec les métiers. Les interfaces entre les outils métiers et la comptabilité sont contrôlées chaque mois par les comptables.

6° Des contrôles de cohérence entre l’activité (volume, nature) et les produits d’exploitation comptabilisés doivent être effectués régulièrement (au moins mensuellement) et être formalisés.
(justification de chiffre d’affaires)

7° Toute facture doit être payée dans les délais et son règlement doit être correctement comptabilisé.
Sauf exception liée à la qualité de la facture : qui se traduit par un avoir, ou à la situation du client : qui se peut traduire par une remise ou un échéancier.
Etablir un avoir à un client est un acte grave qui engage la société. Il s’agit soit de réparer une erreur de facturation (grave) soit de rendre de l’argent à un client (encore plus grave). Tous les avoirs doivent être justifiés et autorisés par les métiers ou les activités avant d’être envoyés aux clients. Ils sont établis selon une séquence différente de la séquence des factures afin de mieux les identifier et de mieux les contrôler.

8° Les factures non réglées font l’objet d’analyses et de relances régulières et efficaces.
Les créances échues de plus d’1 mois doivent être justifiées et faire l’objet de plans d’apurement.
Les provisions pour créances clients doivent être expliquées par le responsable de la structure à sa hiérarchie.
Les délais moyens de règlement sont calculés tous les 2 mois et rapprochés d’indicateurs établis par les métiers.

9° Les métiers et les activités sont responsables de l’exhaustivité et de la qualité de la facturation et du recouvrement des créances.
Les comptables sont responsables de la qualité des informations enregistrées dans les comptes et apportent un support aux structures dans leurs tâches administratives. Notamment pour la réconciliation entre les outils métiers et la comptabilité. Ils analysent et expliquent les écarts éventuels.

10° Les procédures ci-dessus s’imposent à tous
Très peu d’exceptions seront autorisées. Il est préférable de les lister à l’avance.